IVIS – Integriertes Verbandsinformationssystem

IVIS bildet folgende spezifischen Prozesse ab:

Mitgliedermanagement

Ganzheitliche Verwaltung der Mitgliedsdaten: Von der Erfassung und Organisation des Mitgliedbeitrittsprozesses bis hin zur Dokumentation aller Veränderungen eines Mitgliedsstatus’ unterstützt IVIS den Aufbau einer transparenten Mitgliederhistorie.

Adressmanagement

Umfassende Verwaltung aller Adressen eines Verbandes: Die systematische Erfassung aller Mitgliedsdaten und Geschäftskontakte ermöglicht eine bedarfsorientierte sowie formal-korrekte Adressaten-Ansprache über alle Kommunikationskanäle hinweg.

Veranstaltungsmanagement

Professionelle Organisation von Kongressen, Seminaren, Fort- und Weiterbildungen sowie Tagungen: Von der Planung und Einladung, über die Anmeldung, bis hin zur Durchführung und Abrechnung lassen sich alle Prozessschritte Ihrer Veranstaltung zeit- und kosteneffizient steuern.

Dokumentenmanagement

Zentrale Ablage aller Vorgänge unter strikter Wahrung der Vertraulichkeit der jeweiligen Informationen über alle Organisationsstrukturen hinweg.

Gremien- / Sitzungsmanagement

Strukturierte Datenverwaltung von Gremien und Ausschüssen: IVIS ordnet und dokumentiert alle relevanten Informationen der Durchführung- und Nachbereitung von Sitzungen. Eine aktuelle und vollständige Übersicht über Mitglieder und Status eines Gremiums ist jederzeit abrufbar.

Vorgangsmanagement

Geordnete Dokumentation von Geschäftsvorgängen: E-Mails, Telefonnotizen, Korrespondenzen etc. werden zentral abgelegt; Datenzugriff und -verarbeitung unterliegen einem organisationsübergreifenden Berechtigungskonzept. Die Bearbeitung von Routineaufgaben erfolgt workflowunterstützt.

Kampagnenmanagement

Ganzheitliche Prozessabbildung von der Planung bis zur Erfolgskontrolle: Das Kampagnenmanagement in IVIS ermöglicht eine differenzierte Zielgruppenselektion, organisiert den Informationsvertrieb mit Berücksichtigung individuell bevorzugter Kommunikationskanäle und erstellt eine präzise Ergebnisanalyse Ihres Projekts.

Mitgliederservice / Anfrage- und Leistungsmanagement

Transparente Wirtschaftlichkeits- und Nutzendarstellung von Verbandsleistungen: Auf Grundlage systematischer Auswertungs- und Darstellungsverfahren werden Anfragen sowie Produkt- und Serviceleistungen quantifiziert und in einer Mitgliederleistungsbilanz nachvollziehbar dokumentiert.

Beitragsmanagement

Verwaltung und Abbildung aller Prozesse im Mitgliederbeitragsmanagement: Exakte Datenerhebung und Beitragsberechnung mit automatisierter Abrechnungen nach festem Abrechnungsrhythmus. Unterstützung jeder denkbaren Beitragsordnung.

Ehrungsmanagement

Gesamtorganisation des Ehrungswesens: Die Abwicklung von Jubiläen, Ernennung, Verleihung, Auszeichnung etc. berücksichtigt den kompletten Vor- und Nachbereitungsprozess. Die Benachrichtigung zum Anstehen eines Ehrendatums erfolgt systemgesteuert.

Vertragsmanagement

Aktive Unterstützung der Vertragsverwaltung: IVIS begleitet alle Maßnahmen der Vertragsdokumentation bis zum Verlängerungs- oder Kündigungsvorgang. Eingeschlossen ist die Gesamtheit aller Verträgsarten (Lieferanten-, Mitgliedern, Rahmenverträgen etc.) einschließlich automatisierter Fristenüberwachung und -benachrichtigung.

Reporting / Controlling

Präzises Analyse- und Darstellungsinstrument zur betriebswirtschaftlichen Auswertung: Aus der Summe vieler Einzeldaten werden konkrete Informationen ableitbar, die für Kalkulations- und Planungszwecke herangezogen werden können. Jederzeit verfügbare Standard- oder Individualreports schaffen Transparenz und erleichtern das Controlling.

Projektmanagement

Effizienzorientierte Projektabwicklung: Anhand standardisierter und individuell definierter Verfahrensweisen koordiniert IVIS den gesamten Ablauf eines Projektes einschließlich projektbezogener Adress- und Datenverwaltung. Das integrierte Projektmanagement steuert die Organisation interner und externer Projekte und bildet die Basis für komplexe mehrstufige Prozessabläufe.

Anfrage- und Leistungsmanagement

Erfassung und Auswertung von Anfragen und erbrachten Leistungen für eine serviceorientierte Mitgliederleistungsbilanz.