Die Pflicht zur E-Rechnung ist umgesetzt aber wie sieht es mit Ihren Prozessen dahinter aus?
Erfahren Sie, wie Sie E-Rechnungen sinnvoll in Ihre Abläufe integrieren und echten Mehrwert schaffen können.

Was sich seit 2025 verändert hat

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verarbeiten zu können. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind damit zum Standard geworden.

Auch für Verbände und Mitgliederorganisationen bedeutet das:
Rechnungen müssen digital vorliegen und strukturiert verarbeitet werden können.

Viele Organisationen haben die ersten Schritte bereits umgesetzt. Die größte Herausforderung liegt jedoch in der Integration in bestehende Abläufe und Systeme.

Ab 2027 wird auch der Versand von E-Rechnungen verpflichtend. Spätestens dann müssen Prozesse vollständig digital und systemgestützt funktionieren.

 

Aktueller Stand 2026: Wo viele Verbände noch stehen

Ein Jahr nach Einführung der E-Rechnungspflicht zeigt sich ein klares Bild:

• E-Rechnungen werden oft noch manuell weiterverarbeitet
• Daten werden teilweise doppelt gepflegt
• Medienbrüche zwischen CRM, Buchhaltung und Dokumentenmanagement bestehen weiterhin
• Prozesse sind digital, aber noch nicht durchgängig integriert

Häufig entstehen diese Probleme, weil die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen noch nicht durchgängig digital erfolgt, sondern über Einzellösungen, Excel-Listen oder manuelle Prüfprozesse.

Und genau an diesem Punkt zeigt sich, wie viel sich noch verbessern lässt. Denn der eigentliche Nutzen entsteht erst dann, wenn alles sauber zusammenspielt.

 

Was eine gute Lösung heute leisten muss

Damit die E-Rechnung im Alltag wirklich entlastet, sollte eine zukunftsfähige Lösung:

XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können

• Unterstützung der Formate XRechnung und ZUGFeRD
• strukturierte Verarbeitung der Rechnungsdaten
• direkte Zuordnung zu Mitgliedern, Leistungen und Vorgängen
• möglichst wenige manuelle Zwischenschritte
• eine zuverlässige Anbindung an die Finanzbuchhaltung, z. B. DATEV

Ziel ist dabei nicht nur die technische Verarbeitung der Rechnungen, sondern eine durchgängige digitale Prozesskette innerhalb Ihrer Abläufe bis zur Buchhaltung.

Es geht nicht nur darum, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Entscheidend ist, dass Ihre Abläufe einfacher und klarer werden.

 

E-Rechnung mit ECOPLAN CRM:

Mit ECOPLAN CRM wird die E-Rechnung nicht als Einzelthema betrachtet, sondern als Teil Ihrer gesamten Arbeitsprozesse. Damit wird die E-Rechnung nicht zu einem zusätzlichen Arbeitsschritt, sondern in bestehende Verbandsprozesse eingebettet.

Unsere Software wird gemeinsam mit Ihnen so aufgebaut, dass sie zu Ihren Abläufen passt.

Das bedeutet konkret:

• Rechnungen werden zentral im System verarbeitet
• sie sind direkt mit Mitgliedern und Vorgängen verknüpft
• alle Informationen sind nachvollziehbar abgelegt
• manuelle Arbeitsschritte werden reduziert

So entsteht Schritt für Schritt ein durchgängiger Prozess.

 

DATEV-Anbindung: Sauber in die Buchhaltung integriert

Gerade bei der E-Rechnung ist die Verbindung zur Buchhaltung entscheidend.

Als offizieller DATEV-Partner sorgen wir dafür, dass Ihre Daten sauber an Systeme wie DATEV übergeben werden.

Für Sie bedeutet das:

• keine doppelte Datenerfassung
• weniger Fehlerquellen
• klare und konsistente Buchhaltungsprozesse

Insbesondere bei großen Mitgliederbeständen oder komplexen Beitragsmodellen reduziert dies den manuellen Abstimmungsaufwand zwischen Verband und Steuerberatung erheblich.

Das macht sich besonders bei größeren Datenmengen und komplexen Beitragsmodellen bemerkbar.

 

Was sich im Arbeitsalltag wirklich verändert

Wenn E-Rechnung und Ihre Prozesse sauber zusammenspielen, macht sich das schnell im Alltag bemerkbar. Viele manuelle Schritte entfallen, Abläufe werden klarer und nachvollziehbarer. Sie behalten den Überblick über Rechnungen und Zahlungen, ohne Informationen an verschiedenen Stellen zusammensuchen zu müssen. Gleichzeitig sinkt die Fehleranfälligkeit, da doppelte Eingaben vermieden werden.

Auch Abstimmungen zwischen Fachabteilungen, Buchhaltung und Mitgliederverwaltung werden deutlich reduziert, da alle Informationen zentral im System verfügbar sind.

So entsteht Schritt für Schritt ein Arbeitsalltag, der strukturierter und effizienter ist und Ihnen mehr Zeit lässt für das, was wirklich zählt: die Betreuung Ihrer Mitglieder.

 

Unser Ansatz: Gemeinsam umsetzen

Jeder Verband arbeitet anders. Deshalb gibt es bei uns keine Lösung von der Stange.

Wir begleiten Sie Schritt für Schritt, von der Analyse Ihrer bestehenden Abläufe über die sinnvolle Digitalisierung Ihrer Prozesse bis hin zur individuellen Anpassung der Software. Auch nach dem Start bleiben wir an Ihrer Seite und unterstützen Sie im laufenden Betrieb.

So entsteht eine Lösung, die nicht nur technisch funktioniert, sondern im Alltag wirklich hilft.