Die Einführung einer neuen Kernsoftware ist eine strategische Herausforderung, die weit mehr erfordert als nur technisches Know-how. Es bedarf eines erfahrenen Implementierungspartners, klarer Kommunikation und vertrauensvollen Zusammenarbeit. ECOPLAN hat diesen Ansatz erfolgreich bei der COMPASSION Stiftung Deutschland umgesetzt. COMPASSION ist eine christliche Hilfsorganisation, die weltweit durch Patenschaften Kinder aus Armut befreit.

Diese Case Study beleuchtet, wie die maßgeschneiderte Fundraising Software von ECOPLAN der COMPASSION Stiftung hilft, ihre Mission noch effizienter und skalierbarer zu gestalten.

Warum eine neue Kernsoftware?

COMPASSION Deutschland verfolgt eine Wachstumsstrategie und benötigte ein flexibles und skalierbares System, das den wachsenden Anforderungen gerecht wird. Die zuvor genutzte Software war technisch veraltet und bot nicht die gewünschte Anpassungsfähigkeit.

„Unser vorheriges System war technisch veraltet und nicht so flexibel wie wir es uns gewünscht haben. Wir brauchen eine Lösung, die mit uns wachsen kann“, sagt Stefan-Markus Eschner, Director IT & Strategy, COMPASSION Deutschland.

 

Die Anforderungen an das neue System waren klar definiert:

• Skalierbarkeit und Flexibilität, um mit der Organisation mitzuwachsen.
• Integration moderner Technologien, um alle Geschäftsprozesse zu optimieren.
• Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der die Werte von COMPASSION teilt.

Nach einem umfassenden Auswahlprozess fiel die Wahl auf ECOPLAN.

Der Implementierungsprozess: Zwei Phasen für maximale Effizienz

Die Implementierung erfolgte in zwei klar definierten Phasen:

Umsetzung der Kernfunktionen in der ersten Phase:

• Adress- und Kontaktmanagement: Effiziente Kommunikation mit Paten und Spendern.
• Patenschaftsmanagement: Verwaltung und Nachverfolgung von Patenschaften.
• Spendenverwaltung: Verwaltung der Spenden-Accounts. Erfassung, Verbuchung und Analyse von Spenden.
• Briefmanagement: Vereinfachung der Korrespondenz zwischen Paten und Patenkindern.
• Öffentlichkeitsarbeit: Kommunikation mit der Öffentlichkeit, einschließlich Paten, Spendern, ehrenamtlichen Mitarbeitern und Gemeinde-Vertretern.
• Kampagnenmanagement: Planung und Analyse von Fundraising-Kampagnen.
• Newsletter-Management: Erstellung und Verwaltung zielgerichteter Verteiler.

In der zweiten Phase wurden zusätzliche Prozesse digitalisiert und automatisiert, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führte. Beispielsweise wurde die Erstellung von Jahreszuwendungsbescheinigungen vollständig automatisiert. Dieser Prozess, der vorher aufwendig war, erfordert jetzt nur noch wenige Klicks und kann in einem Bruchteil der vorher benötigten Zeit durchgeführt werden.

Die Integration als Schlüsselprojekt

Ein herausragendes Teilprojekt war die Integration der Systeme von COMPASSION International in den USA. Die Integration ermöglicht den reibungslosen Datenaustausch zwischen der Dachorganisation, mit der lokalen Fundraising Software. Trotz der hohen Komplexität konnte diese Integration von einem unserer Experten erfolgreich umgesetzt werden.

Ebenfalls ist auch das Patenportal intergiert worden. Darüber können Patenschaften einfach und transparent vermittelt und verwaltet werden. Ein besonderes Highlight des Portals ist das integrierte Briefmanagement. Hier können Paten und Patenkinder, Nachrichten austauschen, diese übersetzen lassen und mit Bildern und Dokumenten ergänzen.

Dank der neuen Lösung gestaltet COMPASSION seine Arbeit inzwischen nicht nur effizienter, sondern auch deutlich transparenter.

„ECOPLAN hat sich hervorragend in unsere Prozesse hineingedacht und uns passgenaue Lösungen geliefert.“, lobt Stefan Eschner „Besonders die Flexibilität und die Möglichkeit, das System eigenständig zu gestalten und zu erweitern, sind für uns von großem Wert.“

Erfolgsfaktoren der Implementierung

Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts lässt sich auf mehrere Faktoren zurückführen:

1. Hybride Projektmanagement-Methode

Eine Kombination aus Wasserfall- und agilen Ansätzen ermöglichte eine klare Strukturierung der Aufgaben sowie die Flexibilität, schnell auf Veränderungen zu reagieren.

2. Partnerschaftliche Zusammenarbeit

Regelmäßige Statusmeetings und eine pragmatische Herangehensweise förderten Transparenz und schnelle Problemlösungen.

„Wir hatten jederzeit das Gefühl, dass ECOPLAN unsere Anliegen versteht und uns kundenorientiert unterstützt.“

3. Einbindung der Mitarbeiter

In solch umfangreichen Weiterentwicklungsprojekten ist es erforderlich, die Mitarbeiter aktiv zu unterstützen. Im Fall von COMPASSION wurde die Teameinbindung sehr gut umgesetzt. Die künftigen User der Software wurden von Anfang an in das Projekt einbezogen und nach der Implementierung wöchentlich geschult.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Die Implementierung eines neuen Systems bedarf eine sorgfältige Planung für eine reibungslose Umsetzung. Dennoch kann es zu unerwarteten Verzögerungen oder Herausforderungen kommen. Bei COMPASSION erwies sich beispielsweise die Datenübernahme, als deutlich komplexer als ursprünglich geplant. Zudem gab es kleinere Startschwierigkeiten mit der mobilen Nutzung des neuen Portals, die jedoch schnell behoben werden konnten.

„Die Datenübernahme hat uns einiges abverlangt. Aber durch die enge Zusammenarbeit mit ECOPLAN konnten wir alle Hürden gemeinsam meistern.“

Fazit: Flexibilität und Effizienz für die Zukunft

Die neue Fundraising Software ermöglicht COMPASSION, seine Prozesse effizienter zu gestalten und flexibel auf künftige Anforderungen zu reagieren. Die Organisation plant bereits die Integration weiterer Module, wie z. B. Veranstaltungsmanagement.

„Wir haben mit ECOPLAN einen starken Partner gefunden, der unsere Werte teilt und gemeinsam mit uns zukunftsweisende Lösungen schafft.“, fasst Stefan-Markus Eschner zusammen.

Die Case Study zeigt: Mit der richtigen Technologie und einem engagierten Partner wie ECOPLAN, können komplexe IT-Projekte erfolgreich realisiert werden.