Viele Geschäftsstellen kennen das:

Der Tag beginnt mit guten Vorsätzen und endet mit der Frage, warum wieder so wenig von dem erledigt wurde, was eigentlich wichtig ist. Nicht weil die Kolleginnen und Kollegen zu langsam sind.

Sondern weil täglich wertvolle Zeit für Aufgaben verloren geht, die sich längst automatisiert erledigen ließen.

Die ECOPLAN Portallösungen für Mitglieder-Self-Service, Veranstaltungsmanagement und Gremienarbeit reduzieren genau diesen Routineaufwand und geben Ihrer Geschäftsstelle die Kapazität zurück, die sie für die wirklich wichtige Arbeit braucht – die Betreuung Ihrer Mitglieder.

Keine Standardlösung. Sondern Ihre Lösung.

ECOPLAN entwickelt Portallösungen, die exakt auf die Prozesse, Anforderungen und Strukturen Ihrer Organisation zugeschnitten sind.

Was das in der Praxis bedeutet:
Wir setzen uns mit Ihnen zusammen, verstehen wie Ihre Geschäftsstelle arbeitet, welche Abläufe optimiert werden sollen und wo der größte Bedarf liegt. Auf dieser Basis entsteht eine Portallösung, die zu Ihnen passt und nicht umgekehrt.

Die meisten Organisationen nutzen die Portale als Verbundlösung in Kombination mit ECOPLAN CRM. Mitglieder-Self-Service, Veranstaltungsmanagement und Gremienarbeit greifen dabei nahtlos ineinander und bilden eine durchgängige digitale Infrastruktur für die gesamte Organisation.

Wer einzelne Bereiche schrittweise einführen oder die Portale an ein bestehendes System anbinden möchte, findet darin ebenso eine passende Lösung.

Die offene Schnittstellentechnologie ermöglicht die Integration auch in bestehende Systemlandschaften.

Jede Mitgliederorganisation bringt ihre eigenen Strukturen, Prozesse und Anforderungen mit.

Die Portale werden auf dem ECOPLAN Standardprodukt aufgesetzt und nach den Wünschen und Anforderungen der jeweiligen Organisation konzipiert und angepasst.

Ein Verband mit mehreren Gliederungsebenen hat beispielsweise andere Anforderungen als eine Kammer mit standortübergreifender Verwaltung. Fundraising-Organisationen wiederum legen ihren Fokus auf Spendenmanagement, Fördererverwaltung und Zuwendungsabwicklung. Die Pflege von Spender- und Projektbeziehungen folgt einer anderen Logik als klassische Mitgliederverwaltung, und auch das lässt sich in den Portalen abbilden.

Grundsätzlich gilt:
Nahezu jede Anforderung und jeder Wunsch lässt sich technisch umsetzen. Gemeinsam analysieren wir, welche Lösung Ihre Organisation am wirkungsvollsten unterstützt.

Aktuelle Technologien und hohe Sicherheitsanforderungen sind für uns kein Extra, sondern Standard. Das gilt ebenso für ein zeitgemäßes Design, das mobile Nutzung von Anfang an berücksichtigt. Barrierefreiheit setzen wir auf Wunsch gezielt um.

Was die ECOPLAN Portale für Ihre Organisation leisten können

Mitglieder-Self-Service-Portal

Ihre Mitglieder pflegen Stammdaten, rufen Beitragsübersichten und Dokumente ab und stellen Anträge eigenständig über eine persönliche Portalansicht, ohne Zugriff auf das CRM zu erhalten. Was sie eingeben oder beantragen, übernehmen Sie wahlweise sofort oder nach Ihrer Freigabe.

Sie entscheiden über das Rollen- und Rechtemodell, wer welche Informationen sehen und bearbeiten darf.

Das Ergebnis: weniger Routineanfragen, mehr Kapazität für die persönliche Mitgliederbetreuung.

Funktionen und Vorteile:

• Eigenständige Pflege von Stammdaten (Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung) durch Ihre Mitglieder
• Abruf von Beitragsübersichten, Rechnungen und Dokumenten jederzeit und ohne Umweg über die Geschäftsstelle
• Digitale Antragstellung
• Konfigurierbare Übernahme in ihre zentrale Verwaltungssoftware oder in ECOPLAN CRM, wahlweise sofort oder nach Ihrer Freigabe
• Klare Trennung zwischen dem Portal-Zugang Ihrer Mitglieder und dem CRM-Zugang Ihrer Geschäftsstelle
• Detailliertes Rollen- und Rechtemodell für volle Kontrolle über Sichtbarkeit und Bearbeitungsrechte
• Spürbar weniger Routineanfragen, mehr Kapazität für die persönliche Mitgliederbetreuung

 

 

Veranstaltungsportal

Veranstaltungen können redaktionell aufbereitet und per Klick im Portal veröffentlicht werden. Teilnehmer registrieren sich direkt über das Portal für Ihre Veranstaltungen. Sie entscheiden, ob Anmeldungen automatisch in Ihre Datenbank übernommen werden oder Ihnen zunächst zur Prüfung vorgelegt werden.

Auf Wunsch lässt sich steuern, welche Veranstaltungen öffentlich zugänglich sind und welche ausschließlich für Mitglieder sichtbar bleiben.

Von der Planung bis zur Nachbereitung behalten Sie den Überblick: Teilnehmerlisten, Zahlungsstatus und Anmeldehistorie sind jederzeit im System abrufbar.

Funktionen und Vorteile:

• Redaktionelle Aufbereitung und Verwaltung von Veranstaltungen
• Veröffentlichung im Portal per Klick, steuerbar für Mitglieder und/oder Nichtmitglieder
• Anmeldungen fließen in die Software, wahlweise sofort oder nach Ihrer Freigabe
• Automatische Anmeldebestätigungen konfigurierbar
• Steuerbare Kapazitätsgrenzen (mit optionaler Wartelisten-Funktion)
• Online-Zahlung integrierbar
• Professionelle Veranstaltungsverwaltung, von der Anmeldung bis zur Nachbereitung

Gremienportal

Sitzungsunterlagen, Einladungen und Abstimmungen können gezielt für die jeweiligen Gremienmitglieder im Portal bereitgestellt werden. Jedes Gremienmitglied sieht ausschließlich, was für seine Rolle freigegeben ist. Ergebnisse und Rückmeldungen fließen direkt in Ihre Datenbank zurück.

Ehrenamtliche finden alles an einem Ort, die Geschäftsstelle behält das letzte Wort.

Funktionen und Vorteile:

• Zentrale Bereitstellung von Protokollen, Einladungen und Sitzungsunterlagen im Portal
• Digitale Durchführung von Abstimmungen mit direkter Ergebnisübernahme in Ihre Datenbank
• Digitale Erfassung von Teilnahmebestätigungen, Rückmeldungen und Wortmeldungen
• Fein abgestufte Zugriffssteuerung je Gremienmitglied und Rolle
• Keine manuell zusammengetragenen Rückläufe mehr
• Entlastung der Geschäftsstelle von Verteilung und Nachverfolgung von Unterlagen

Weniger Verwaltung. Mehr Zeit für das, was Ihre Organisation ausmacht.

Stellen Sie sich vor, wie Ihr Arbeitstag aussieht, wenn Mitglieder ihre Daten eigenständig aktualisieren, Veranstaltungsanmeldungen automatisch verarbeitet werden und Ihr Vorstand alle Unterlagen für die nächste Sitzung bereits im Portal vorfindet. Die Geschäftsstelle greift nur noch dort ein, wo es sinnvoll ist und nicht dort, wo es sich wiederholt.

Mitgliederorganisationen, die unsere Portale einsetzen, berichten von spürbar weniger Routineaufwand, zufriedeneren Mitgliedern und einer Geschäftsstelle, die endlich wieder Luft hat für die Arbeit, die wirklich einen Unterschied macht.

Wir nehmen uns Zeit, Ihre Organisation zu verstehen, bevor wir eine Empfehlung aussprechen. Wenn Sie ECOPLAN noch nicht kennen, laden wir Sie herzlich ein, sich unverbindlich beraten zu lassen. Wenn Sie bereits ECOPLAN CRM nutzen, sprechen Sie Ihren Kundenberater gerne direkt an. Gemeinsam finden wir heraus, welche Portallösung in Ihrem Alltag den größten Unterschied macht.