Im Einsatz: ECOPLAN CRM bei der Hamburger Pensionsverwaltung eG

Logo Hamburger Pensionsverwaltung eG

Aldi Nord, Coca-Cola, Deichmann, Ferrero, Edeka, Metro, Rossmann oder Saturn – das sind nur einige der über 2.000 Mitgliedsunternehmen, die ihre betriebliche Altersvorsorge von der Hamburger Pensionsverwaltung eG (HPV) betreuen lassen. Grund genug, für die Verwaltung dieser sensiblen Daten ein sicheres CRM zu nutzen. Seit mehr als fünf Jahren betreut und verwaltet die Hamburger Pensionsverwaltung eG ihre Kunden und deren Daten mit ECOPLAN CRM.

 

Der Auswahlprozess für das richtige CRM

Bevor sich die Verantwortlichen der HPV für ECOPLAN als CRM-Software entschieden haben, war klar: Das neue CRM-System muss eine Übersicht über die komplexen Geschäftsbeziehungen ermöglichen – denn nur so kann die HPV seine Geschäftsprozesse an die variablen Adressstrukturen der Mitgliedsunternehmen anpassen. Außerdem sollten die Mitarbeiter der HPV mit dem neuen CRM-System eine klar strukturierte, einheitliche Übersicht über die Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche innerhalb der HPV bekommen und so die vielschichtigen Strukturen der Mitgliedsunternehmen einfach bedienen können.

Eigene IT-Mitarbeiter der HPV haben daraufhin das ECOPLAN CRM auf die individuellen Bedürfnisse der HPV angepasst. Dieser Schritt macht es zudem leichter, das CRM-System auf sich ändernde Marktbedingungen intern anzupassen.

 

Schritt für Schritt Einführung des CRM-Systems

Bei der Einführung des neuen CRM-Systems haben die HPV und ECOPLAN eng zusammengearbeitet. Denn: Die HPV wollte das CRM mit seinen IT-Experten selbst auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. ECOPLAN hat an dieser Stelle die IT-Experten der HVP beraten und gecoacht.

Zunächst wurde die Adress- und Kontaktdatenbank im neuen ECOPLAN CRM eingepflegt und verschlagwortet. Das ist komplex, da das Adress- und Kontaktmanagement nicht nur Mitgliedsunternehmen der HPV, sondern auch Interessenten-, Lieferanten-, Dienstleister- und andere Adressen umfasst.

Danach wurden Bestandssysteme in das CRM eingebunden. Das ist ebenfalls ein sehr wichtiger Schritt, denn nicht alles, was die Organisation einer Pensionsverwaltung betrifft kann über ein CRM-System abgebildet werden. Die Schnittstellentechnologie von ECOPLAN ermöglicht es aber, verschiedene Systeme miteinander zu verknüpfen.

 

Ein Beispiel aus der täglichen Praxis

Die Mitarbeiter der HPV suchen und finden mit dem ECOPLAN CRM schnell und unkompliziert alle Daten – auch, wenn sie durch die komplexe Unternehmensstruktur der Mitgliedsunternehmen irgendwo versteckt liegen. Aufgrund der Anbindung verschiedener Drittsysteme, wie beispielsweise dem Bestandsverwaltungssystem, hat die HPV eigene Geschäftsprozesse definiert und im CRM erstellt. Diese erleichtern die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Systeme.

So sind in einen Geschäftsprozess von Abrechnungen unterschiedliche Personen eingebunden. Die Informationen eines Datensatzes werden dann im CRM-System per Mausklick mit den Informationen des Bestandsverwaltungssystems ergänzt und dem zuständigen Bearbeiter weitergeleitet. So können die zusammenhängenden Informationen vollständig zur weiteren Bearbeitung zum Beispiel an einen externen Dienstleister – wie in diesem Fall an ein Steuerbüro – übermittelt werden. Das ECOPLAN CRM vereinfacht also die Zusammenarbeit und bindet mehrere Schritte in einen zusammen.

 

Die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten

Nur durch die gute Kommunikation zwischen dem internen IT-Mitarbeitern und dem Projektleiter der ECOPLAN GmbH konnte das CRM reibungslos ins Tagesgeschäft der HPV integriert werden.

Da sich die HPV für eine Projektumsetzung Schritt für Schritt entschieden hat, fanden regelmäßige Projekt- und Statusbesprechungen zwischen den Mitarbeitern beider Firmen statt. Außerdem profitieren beide Parteien von der Einführung von ECOPLAN CRM: Die HPV bekommt ein einheitliches CRM, das einheitlich, zuverlässig und intuitiv zu handhaben ist und mit Softwareprogrammen Dritter verknüpft werden kann. Aber auch ECOPLAN profitiert durch die permanente Weiterentwicklung und Anpassung des CRM. Schon jetzt ist klar: In Zukunft sollen noch weitere Projekte der HPV mit Unterstützung von ECOPLAN CRM umgesetzt werden.

 

Schwerpunkte des CRM-Einsatzes bei der Hamburger Pensionsverwaltung

  • Adress- und Kontaktmanagement
  • Auftragsmanagement (z.B. Wiedervorlage, Termine, E-Mail, Einzelbriefe, Serienbriefe,)
  • Gremienmanagement
  • Mitgliederkommunikation (z.B. Infoverteiler, Newsletter)
  • Bewerbermanagement
  • Dokumentenmanagement
  • Veranstaltungsmanagement mit Portalanbindung
  • Eingabehilfen (z.B. Dublettenerkennung oder PLZ-Prüfung)
  • Reporting und Statistiken
  • Selektionsmöglichkeiten
  • Workflow-Management