In einer Verbandsgeschäftsstelle summieren sich täglich zahlreiche wichtige Aufgaben.

Mitglieder begrüßen, Beiträge prüfen, Veranstaltungen planen und durchführen, Anfragen beantworten, Erinnerungen versenden und vieles mehr. Viele dieser Aufgaben sind wiederkehrend und folgen immer demselben Muster.

Sie eignen sich daher optimal für Prozessautomatisierungen in Ihrem CRM.

 

Was sich zunächst technisch anhört, ist im Alltag ganz einfach gedacht:

Abläufe die immer wieder gleich verlaufen, werden einmal definiert und funktionieren anschließend zuverlässig im Hintergrund.

So gewinnen Sie Zeit, die Sie in die Betreuung Ihrer Mitglieder investieren können.

Ein konkretes Beispiel aus dem Verbandsalltag

Nehmen wir den Eintritt eines neuen Mitglieds. Daten eintragen, Willkommensmail verfassen, Rechnung erstellen, Zugänge freischalten etc. Mit einer Prozessautomatisierung im ECOPLAN CRM übernimmt das System diese Schritte für Sie, sobald das neue Mitglied erfasst wird.

Jeder Schritt erfolgt automatisch zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass jemand aktiv eingreifen muss.

Wie weit die Automatisierung dabei geht, bestimmen Sie. Sie legen im Vorfeld fest, welche Schritte vollautomatisch ablaufen und wo Sie vorab noch einen kurzen Blick auf die Daten werfen möchten.

Der Ablauf wird gemeinsam mit Ihnen definiert, damit er zu Ihrer Organisation passt.

Wiederkehrende Aufgaben erledigen sich so nahezu von selbst, Ihre Mitglieder werden von Anfang an konsistent betreut und Ihr Team gewinnt wertvolle Zeit für die Aufgaben, die echte Aufmerksamkeit verdienen.

Was lässt sich automatisieren?

Prozessautomatisierungen lassen sich in den unterschiedlichsten Bereichen einsetzen.

Beitragsmahnungen gehen automatisch zum richtigen Zeitpunkt und in Ihrem Wording raus. Geburtstagsglückwünsche an Ihre Mitglieder werden automatisiert versendet.

Veranstaltungserinnerungen erreichen Ihre Teilnehmer ohne manuellen Aufwand. Eingehende Anfragen lassen sich automatisch der zuständigen Ansprechperson zuweisen.

Bei Mitgliedschaftsänderungen, Kündigungen oder Verlängerungen kann die gesamte Kommunikation vollständig abgebildet werden.

Die Liste der Möglichkeiten ist lang und wächst mit den Anforderungen Ihrer Organisation. Wir stellen uns dabei ganz auf Sie ein.

Automatisierung trifft Portal

Noch mehr Potenzial entsteht durch die Kombination aus CRM und den ECOPLAN Portallösungen für Mitglieder-Self-Service, Veranstaltungsmanagement und Gremienarbeit.

Ihre Mitglieder können ihre Daten im Portal eigenständig aktualisieren, sich über Veranstaltungen informieren, Plätze buchen oder Anträge stellen. Gremienmitglieder wickeln ihre Anliegen direkt über das entsprechende Portal ab.

Durch die enge Verzahnung von Portal und CRM fließen all diese Informationen direkt und strukturiert ins System ein. Das bedeutet für Sie keine doppelte Datenpflege und keine manuelle Nacharbeit, da alles nahtlos ineinandergreift. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität Ihrer Daten spürbar.

Ob Informationen vorab geprüft werden sollen oder direkt verarbeitet werden, liegt dabei ganz in Ihrem Ermessen.

Bewährtes Wissen, gezielt eingesetzt

Wir haben in den vergangenen Jahren eine Vielzahl unterschiedlichster Automatisierungsprojekte erfolgreich bei unseren Kunden umgesetzt. Die technische Grundlage dafür bildet das integrierte Business-Process-Management, kurz BPM, das die grafische Abbildung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen direkt in der Software ermöglicht.

Viele Prozesse wie Willkommenskommunikation, Mahnwesen oder Veranstaltungsabwicklung sind strukturell ähnlich, sodass Sie direkt von erprobten Lösungen profitieren können.

Da jede Mitgliederorganisation ihre ganz eigenen Abläufe hat, stimmen wir diese gemeinsam mit Ihnen auf Ihre spezifischen Anforderungen ab.

Welche Prozesse laufen bei Ihnen noch manuell? Wo möchten Sie Zeit gewinnen? Mit diesen Antworten als Grundlage finden wir gemeinsam die Lösung, die sich am besten in Ihren Alltag einfügt.

Automatisierung lohnt sich

Egal ob kleine Geschäftsstelle mit einem überschaubaren Team oder großer Verband mit komplexen Strukturen: Prozessautomatisierung schafft überall dort Mehrwert, wo Aufgaben regelmäßig anfallen und Kapazitäten binden.

Ob ein einzelner Prozess oder ein umfassendes Automatisierungskonzept, jeder Schritt in diese Richtung schafft spürbare Entlastung für Ihr Team.

Ihre nächsten Schritte

Sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam ermitteln wir, welche Prozesse bei Ihnen das größte Potenzial haben und wie eine sinnvolle Automatisierung für Ihre Organisation aussehen kann.

Umfang und Aufwand besprechen wir transparent und individuell mit Ihnen, denn jede Organisation hat andere Anforderungen und Ausgangssituationen.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen den nächsten Schritt zu gehen.