Warum Digitalisierung so wichtig ist –
Ecoplan auf dem Infotag verbaende.com

Die Vision von ECOPLAN ist es, Verbände auf ihrem Weg in die Digitalisierung optimal zu unterstützen. Aus diesem Grund sind wir immer wieder Gast auf dem Infotag Digitalisierung von verbaende.com in Berlin – und waren auch gestern wieder da.

Was aber bedeutet eigentlich Digitalisierung? Diese Frage haben wir auf dem Infotag mit über 200 Teilnehmern und 30 Ausstellern diskutiert und unsere Vision und Arbeitsweise vorgestellt. Denn Digitalisierung ist oft nichts anderes, als die Verlagerung von Arbeitsprozessen auf Maschinen, auf Hard- und Software.

Was gute Digitalisierung bewirken kann sieht man am Beispiel „Berufsverband Berlin“. Die Organisation mit rund 15.000 Mitgliedern und elf Landesgruppen benötigte für die Erstellung der komplexen Mitgliederstatistik eineinhalb Tage pro Monat. Dann hat sich ein Team von ECOPLAN die genauen Abläufe angeschaut und auf die Anforderungen des Berufsverbands die Abläufe digitalisiert. Jetzt können die Verantwortlichen die Mitgliederstatistik jederzeit auf Knopfdruck einsehen. Die Daten befinden sich in einer Datenbank, die man nach unterschiedlichen Parametern durchsuchen und auswerten kann. Außerdem kann man die Datenbank für weitere Aufgaben im Tagesgeschäft nutzen. Digitalisierung vereinfacht also den Alltag und komplizierte Prozesse.

Weitere Aspekte der Digitalisierung sind die Kommunikation und Interaktion mit Mitgliedern über digitale Kanäle, effektives Nutzen von Wissen und die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.

 

So arbeitet ECOPLAN

Zu Beginn eines jeden Projektes analysieren wir die Ist-Situation bei unseren Kunden vor Ort. Obwohl viele Vereine, Verbände, Kammern und Spendenorganisation im Kern die gleichen Aufgabenstellungen besitzen, werden die Informationen auf unterschiedlichste Art und Weise verarbeitet. So unterschiedlich ist dann auch der Ansatz der Digitalisierung.

Daraus ergeben sich zwei grundlegende Erkenntnisse:

Alle haben bereits mit der Digitalisierung begonnen. Aber bei vielen existiert noch viel Potential hinsichtlich der Datenspeicherung, des Datenflusses und der Auswertung. Optimiert man seinen Datenfluss, kann man Organisationsziele einfacher erreichen, oder sich gar noch höhere Ziele stecken.

 

Schritt 1 – Daten identifizieren und vereinheitlichen

Da fast alle Verbände mit Office-Produkten arbeiten, besteht der erste Schritt darin, Adressdaten sowie Briefvorlagen aus Excel- und Word-Dateien in eine einheitliche Datenbank zu überführen. Oftmals gibt es parallel dazu noch weitere Datenbanken, um schnell E-Mails an die Mitglieder versenden zu können. Das bedeutet: Viele Daten existieren doppelt oder sogar mehrfach. Die Herausforderung ist also: Alle Daten zu identifizieren – denn sie liegen bei großen Verbänden mit Unterorganisationen oftmals bei unterschiedlichen Verantwortlichen. Dann werden die Daten in eine einheitliche Datenbank überführt und – ganz wichtig – Dubletten werden gelöscht.

Das hat einfache Gründe: Datenpflege ist doppelt so schwierig, wenn es eine doppelte Datenhaltung gibt. Zudem können nur wenige Arbeitsabläufe automatisiert werden, wenn die Daten dezentral lagern. Und: Viele Daten sind einfach schwer zu finden, wenn sie dezentral lagern.

Als ECOPLAN einen großen Branchenverband mit 8.000 Mitgliedern und mehreren Landesgeschäftsstellen digitalisiert hat, haben wir ein solches Szenario vorgefunden. Mit einer stringenten Digital-Strategie konnten wir jedoch im ersten Schritt die Adressqualität immens steigern und eine einheitliche Adress- und Mitgliederdatenbank schaffen.

 

Schritt 2 – Einsatz von Datenbanken

Wichtig ist der Einsatz von Datenbanken, denn mit Hilfe von Datenbanken können Daten von einer Lösung in eine andere exportiert und dort für andere Aufgabengebiete genutzt werden. Große Verbände haben viele verschiedene Datentöpfe. Eine Datenauswertung im Gesamtkontext ist sehr aufwändig. Wenn man jedoch eine einheitliche Datenbank als Basis  für alle Aktivitäten nutzt, kann man genau diese Probleme umgehen. So kann man bei einer digitalisierten Mitgliederdatenbank Abläufe wie die Beitragsabrechnung sogar automatisieren.

Wir haben einem Interessenverband mit 9.000 Mitgliedern bei genau diesem Schritt geholfen. Der Verband hatte zwar eine einheitliche Mitgliederdatenbank. Hier wurden jedoch nur die Informationen zur Mitgliedschaft verwaltet. Weitere Informationen wie Korrespondenzen oder Dokumente fehlten. Ziel von ECOPLAN war es hier, digitale Akten zu Mitgliedern, Gremien und Veranstaltungen zu schaffen und abteilungsübergreifend zu arbeiten. Dieser stringente digitale Aufbau der Datenbank hat dazu geführt, dass der Interessenverband seine Mitgliederzahlen auf 14.000 steigern konnte.

 

Schritt 3 – die Datenkonsolidierung

Datenkonsolidierung bedeutet, dass dezentrale Inseln von Daten wie Excellisten für Personen- und Betriebsmitgliedschaften, Veranstaltungsteilnehmern und Gremienmitgliedern aufgelöst werden. Wir integrieren in unserem System einzelne Module, über die Veranstaltungen einfach geplant, durchgeführt und abgerechnet werden können. Sie greifen dabei auf die gleiche Datenbank der Mitglieder zurück wie das Modul für einen professionellen Newsletter. Mit diesem Tool können Verbände einfach Newsletter gestalten und versenden und auch die Öffnungsraten der Newsletter auswerten.

Darüber hinaus können durch die zentrale Datenhaltung Arbeitsabläufe im System hinterlegt und bereichsübergreifend eingesetzt werden. Über ein Berechtigungskonzept kann festgelegt werden, wer Daten eingeben, bearbeiten und auswerten darf.

Dieser dritte Schritt ist das Fundament von Organisationen für die digitale Weiterentwicklung, denn: Die Daten in der Datenbank sind plötzlich nutzbar für sämtliche Module geworden.

 

Schritt 4 – Anbindung der Datenbank mit dem Internet

Für mehr Interaktion zwischen dem Verband und seinen Mitgliedern, Spendern, Ehrenamtlern oder Dienstleistern ist die Anbindung der Datenbank ans Internet ideal.

So kann beispielsweise der Mitgliederservice über die Verbands-Homepage angebunden werden. Mitglieder können jederzeit und unkompliziert Adressen ändern, Meldebögen ausfüllen, Rechnungen einreichen oder Unterlagen zur Verfügung stellen.

Genauso können im Veranstaltungsportal Informationen zur Planung und Bewerbung von Veranstaltungen dargestellt werden und Interessenten können sich direkt anmelden. Die Bestätigungsmail kommt direkt und automatisiert – und muss nicht manuell durch einen Mitarbeiter rausgeschickt werden.

Dabei werden durch die Verbindung der Homepage mit der Datenbank im Hintergrund sofort Prozesse angestoßen – wie, das beispielsweise direkt Bestätigungen auf Mails herausgeschickt werden.

Die Anbindung von Datenbanken mit dem Internet bedeutet zusammengefasst: Organisationen können ihre Daten digital organisieren, informieren, kommunizieren und letztendlich auch integrieren. Einer Vielzahl von Informationen in Form von Daten werden nutzbar zur bestmöglichen Erfüllung der Verbandsziele.

 

Digitalisierung ist kein Selbstzweck

Egal in welchem Digitalisierungsgrad sich ihre Organisation befindet: Es kommt nicht auf den Grad der Digitalisierung an, sondern eher darauf, sich die aktuelle Situation bewusst zu machen. Auf dieser Basis können Organisationen ihre weiteren Digitalisierungsziele planen, mit denen Sie bestmöglich Ihre Verbandsziele erreichen.

Für ECOPLAN ist Digitalisierung kein Selbstzweck. Die Digitalisierung sollte sich stattdessen aus den strategischen Zielen Ihres Verbandes, Ihrer Kammer oder Ihrer Spendenorganisation ableiten. Es gilt immer, die Organisation als Ganzes voranzubringen, Nutzen für die Mitglieder zu stiften und die Organisation zukunftssicher aufzustellen.