Überzeugte Neukunden – mit ECOPLAN CRM

Im September 2018 hat sich die Ingenieurkammer Niedersachsen (IngKN) für die Kammersoftware ECOPLAN CRM entschieden.
Zuvor hatte der Vorstand der IngKN ein umfassendes Modernisierungs- und Investitionsprogramm zur Digitalisierung der Verwaltungsarbeit ins Leben gerufen, in dessen Rahmen die Entwicklung und Einführung eines neuen Customer Relationship Management – Systems (CRM) einen zentralen Bestandteil darstellte. Die Auswahl des CRM-Systems erfolgte mit der Unterstützung externer IT-Berater.
Bereits in der ersten Phase nach der Produktivsetzung – kurz vor Jahresschluss 2018, konnten nach der Übernahme der verschlüsselten Mitglieder und Adressdaten aus dem Altsystem, die Listenführungsgebühren von knapp 7.600 Entwurfsverfassern und Tragwerksplanern mit dem Fakturamodul von ECOPLAN CRM erfolgreich erhoben werden.

Mit den guten Erfahrungen aus dem vorgezogenen Produktivsetzungstermin wurde im nächsten Schritt das Mitgliedermanagement eingeführt, um nun auch die Rechnungen und SEPA-Einzüge für die ca. 5.900 Mitglieder erstellen zu können.
Für einen Austausch der Daten mit dem Finanzbuchhaltungsprogramm DATEV wurde die neu entwickelte Standardschnittstelle von ECOPLAN im Rahmen der Beitrags- und Gebührenabrechnung eingesetzt, um die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung zu entlasten.
Mit Hilfe des flexiblen Datenmodells und der leichten Anpassbarkeit der Bedienoberfläche konnten analoge Arbeitsabläufe in digitale Prozesse überführt werden. Davon konnten auch die Mitarbeiter der Organisationsbereiche Sachverständigenwesen, Justiziariat, und Beschaffung profitieren.
In Zusammenarbeit mit ihren Kooperationspartnern verfolgt die Ingenieurkammer Niedersachsen im nächsten Schritt das Ziel der Erweiterung des Fortbildungsportals. Dabei sollen die Anmeldungen der Veranstaltungsteilnehmer per Schnittstelle an das Veranstaltungsmanagement von ECOPLAN CRM übergeben werden, um nach Prüfung und Freigabe durch den Sachbearbeiter automatisch verbucht zu werden. Außerdem ist die Bereitstellung von Seminareckdaten aus dem CRM heraus für das Fortbildungsportal geplant.

Auch für die Interaktion mit Mitgliedern, Ehrenamt und Antragstellern sollen die Verknüpfungen zwischen eigenen Portalen und dem CRM-System entwickelt werden.
Hier sollen in individuellen Accounts exklusive Mitgliederinformationen und Kommunikationsfunktionen bereitgestellt werden, um so stets den „kurzen Draht“ zur Kammer sicherzustellen. Der modernisierte Mitgliederservice soll Mitglieder gewinnen und stärker einbinden. Die Planung und Durchführung von Gremiensitzungen für Vertreterversammlung, Vorstand, Ausschüsse, Arbeitskreise und Verwaltungsrat solle dann über das Gremienmanagement organisiert werden. Gleichzeitig werden im Zusammenspiel von Portal und CRM die Anforderungen an eine öffentliche Verwaltung durch die Einrichtung durchgängig digitalisierter Prozesse erfüllt.
Michael Knorn, Geschäftsführer Organisation und Finanzen: „Durch die Einrichtung des CRMs und des Online-Portals gelingt uns in hervorragender Weise sowohl der Betrieb einer effizienten körperschaftlichen Organisation als auch die Präsentation als moderner Dienstleister für den Ingenieurberufsstand. Ecoplan arbeitet kompetent und serviceorientiert und ist uns bei unserem Modernisierungsprojekt ein wertvoller Partner.“

Ingenieurkammer Niedersachsen

Die Ingenieurkammer Niedersachsen (IngKN) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und nimmt Aufgaben der Selbstverwaltung für den Berufsstand der Ingenieurinnen und Ingenieure wahr.
Auf der Grundlage des Niedersächsischen Ingenieurgesetzes fördert sie die Ingenieurtätigkeit im öffentlichen Interesse und setzt sich für die Belange der Gesamtheit der Kammermitglieder sowie das Ansehen des Berufsstandes ein. Darüber hinaus nimmt sie hoheitliche Aufgaben zum Schutz der Ingenieure und der Allgemeinheit wahr und erbringt Dienstleistungen für ihre Mitglieder.