Dublettenprüfung für punktgenaue Zielgruppenansprache

Das Team von ECOPLAN arbeitet stetig daran, das ECOPLAN-CRM-System so weiterzuentwickeln, dass Nutzer einen echten Gewinn erzielen. Eine sehr nützliche Erweiterung ist das Dublettenmodul, mit dem die Zielgruppenansprache punktgenau durchgeführt werden kann.

 

Dubletten finden: Die Problematik doppelter Datensätze

CRM-Anwender kennen die Problematik der doppelten Datensätze, sogenannter Dubletten: Geschäftspartner oder Ansprechpartner sind im CRM-System doppelt angelegt oder sie gelangen durch das Importieren über eine Schnittstelle mehrfach ins System.

Abgesehen davon, dass durch das Anlegen doppelter Datensätze bereits die zweifache Arbeit erledigt werden muss, ergeben sich weitere Probleme: Sie möchten ein Mailing heraussenden und versenden es mehrfach an denselben Adressaten. Hier entstehen nicht nur unnötige Kosten, sondern auch die Außenwirkung Ihrer Organisation bröckelt – es kann einen unorganisierten Eindruck hinterlassen, erreicht dasselbe Mailing den Empfänger mehrfach. Arbeiten Sie mit Statistiken, können die Ergebnisse durch die Dubletten verfälscht werden. Auch hier entstehen ein Mehraufwand sowie höhere Kosten zum Bereinigen der Statistiken.

Die Lösung: CRM-Erweiterung Dublettenprüfung

Um Ihrer Organisation die durch Dubletten entstehenden Probleme zu ersparen, haben wir eine Erweiterung entwickelt, die Ihr CRM-System auf Dubletten prüft und doppelte Datensätze finden kann. Basierend auf Algorithmen gelingt es der Extension, zu ermitteln, mit welcher Wahrscheinlichkeit doppelte Datensätze dieselbe Person oder Firma ergeben. Mit der Möglichkeit, mehrere Datensätze zusammenzuführen, ist eine deutliche Arbeitserleichterung gelungen: Doppelte Datensätze werden aufgespürt und zu einem Datensatz zusammengefasst, dem Sie alle relevanten Informationen entnehmen können.

Erweiterung Dublettenprüfung: Die Funktionsweise im Detail

Mithilfe des Dublettensuchlaufs, der automatisch oder manuell erfolgen kann, werden die im CRM-System gespeicherten Datensätze nach vorab definierten Regeln verglichen. Sie können beispielsweise nach einer festgelegten Telefonnummer suchen, jedoch im gesuchten Namen Abweichungen erlauben (z. B. Frau/ Herr Maier oder Meier). Dieser Suchlauf kann individuell auf die Anforderungen des Nutzers zugeschnitten werden. Der automatisierte Suchlauf startet nach einem Zeitplan, der vom Nutzer oder Administrator vorgegeben wird, und wiederholt sich in individuell definierten Intervallen.

Ist der Suchlauf beendet, erhält der Nutzer eine klar gegliederte Liste, in der die Dubletten begutachtet werden können. Die intelligente Architektur der Erweiterung sorgt dafür, dass sich Datensätze auch dann als Dubletten identifizieren lassen, wenn ihre Schreibweise voneinander abweicht. Rechtschreib- sowie Datenpflege-Fehler lassen sich so zügig aufspüren, um die Datenqualität nachhaltig zu optimieren.

Das System kalkuliert aus sämtlichen Abweichungen einen prozentualen Ähnlichkeitswert. Das erhöht nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern bildet die Basis für das spätere Qualifizieren der doppelten Datensätze.

Fallen Anwendern während der Arbeit im CRM-System doppelte Datensätze auf, so können diese auch manuell bearbeitet werden. Im bereinigten Datensatz kann der Anwender nun alle Daten prüfen und den korrekten Ansprechpartner auswählen.

Den Entwicklern der Dubletten-Erweiterung war es ein Anliegen, die Bedienung des Moduls so intuitiv wie möglich zu gestalten. Das Ergebnis ist ein Tool, die dem Nutzer hilfreich die Arbeit erleichtert, jedoch viel Platz für die individuelle Gestaltung lässt. So kann der Nutzer beim Zusammenführen zweier Datensätze frei entscheiden, durch welche Datenfelder der Original-Datensatz angereichert werden soll. Auch wenn das System irrtümlich zwei Datensätze als potenzielle Dublette markiert hat, kann der Nutzer durch einen Klick auf „keine Dublette“ direkt speichern, dass es sich um verschiedene Datensätze handelt. Das System erkennt dies beim nächsten Dublettensuchlauf und erfasst das Adresspaar nicht erneut.

Haben Mitarbeiter Datensätze erfolgreich zusammengeführt, erfolgt die Bereinigung mit einem Klick auf „Umzug starten“. Optional lässt sich der Dubletten-Datensatz automatisch nach der Bereinigung löschen. Damit Änderungen dieser Art nachvollziehbar bleiben, Mitarbeiter transparent und damit auch DSGVO-konform agieren, protokolliert die Erweiterung zur Dublettenprüfung dauerhaft. Wird der Dubletten-Datensatz nicht gelöscht, werden die zusammengehörigen Datensätze miteinander verknüpft. Auch diese Änderung wird protokolliert und bleibt nachvollziehbar.

Dubletten-Modul in Ihrer Organisation

Sie kennen es aus Ihrem Alltag: Doppelte Datensätze halten auf, sie bremsen den Workflow, sie verursachen Kosten, verunreinigen Statistiken und schädigen schlimmstenfalls die Außenwirkung, etwa wenn Ihre Schreiben mehrfach an denselben Empfänger gehen. Bedenken Sie, dass es nicht Ihre Aufgabe sein sollte, sich an Ihr CRM anzupassen, sondern Ihr CRM-System passt sich idealerweise Ihnen und Ihren täglichen Aufgaben an. Ein Modul zur Dublettenprüfung, welches sich stark individualisieren lässt, gibt Ihnen diese Freiheit.

Haben Sie Fragen zu CRM-Systemen im Allgemeinen oder zur Dubletten-Prüfung und -Bereinigung im Besonderen, freuen wir uns auf den Kontakt mit Ihnen!